Oito dicas sobre prazos para guardar documentos

Nem todos os documentos precisam ser guardados por muitos anos, mas aqueles que devem ser mantidos, como devem ser arquivados? Qual a melhor forma de não danificar recibos de pagamentos, certidões de nascimento, contratos de trabalho, escrituras de imóveis, entre outros papéis importantes.

O início do ano costuma ser o período em que gavetas e armários são esvaziados para dar lugar a novos objetos. Mas, especialistas em direito do consumidor e em organização alertam: é preciso critério ao jogar fora a papelada para não sofrer prejuízos ao, por exemplo, ter de provar uma cobrança indevida ou acionar um fornecedor na Justiça.

Com informações do Idec, da Fecomércio e da personal organizer Rosânia Rodrigues listamos algumas dicas para que seus documentos fiquem em ordem durante todo o ano.

 

1 - Notas fiscais e recibos

Notas fiscais e recibos de pagamentos de produtos devem ser guardados enquanto existir o bem. Caso necessite, o consumidor pode solicitar à empresa onde comprou a mercadoria uma nova nota fiscal. As empresas são obrigadas por lei a manter esses arquivos por cinco anos.

"Os papéis de manuseio constante podem ser guardados em sacos plásticos com furos dentro de pastas com elásticos ou pastas classificadoras, ou ainda em pastas suspensas", ensina a personal organizer Rosânia Rodrigues.

 

2 - Declaração do Imposto de Renda

As declarações do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) e de ajuste anual devem ser guardadas por cinco anos.

3 - Contrato de trabalho

Este é o tipo de documento que deve ser guardado por prazo indeterminado. Ou seja, para sempre. O mesmo vale para certidões de nascimento.
"Estes e outros documentos de guarda permanentes nunca devem ser acondicionados em sacos plásticos, tampouco deve-se colocar qualquer fita adesiva em rasgos ou furos. O ideal é envolvê-los em papéis livres de ácido, como vergê ou canson de alta gramatura. Só então, pode-se guardá-los em uma pasta suspensa ou uma pasta plástica", ensina Rosânia Rodrigues, da Paper Organizer, especialista em organização de documentos.

 

4 - Extratos de pagamento por débito automático

Assim como as notas de compras em lojas e supermercado, eles devem ser arquivados por um mês, pelo menos.
Caso um produto perecível, como alimentos, apresente problemas na hora de ser consumido, poderá ser trocado com a apresentação do cupom fiscal à loja. Em caso de consumir um produto estragado e ter prejuízo de saúde e/ou financeiro, o consumidor deve guardar a nota por cinco anos, período que terá por lei para ingressar com pedido de indenização.

5 - Escrituras de imóveis e prestações

As escrituras devem ser arquivadas enquanto você for proprietário do imóvel. No caso das prestações da casa própria, os recibos devem ser guardados até que seja obtida a certidão definitiva no Registo Geral de Imóveis. Segundo Rosânia Rodrigues, é importante não deixar o documento em contato direto com plástico e também evitar que o arquivo ou pasta fique em locais muita úmidos ou com intensa luz do sol.

6 - Recibo de pagamento de salário

Se você contrata funcionários ou mesmo empregados domésticos, deve manter por cinco anos os recibos de pagamento de salário, de férias, de 13º salário, além do controle de ponto.

7 - Mensalidade escolar

Em caso de perda dos comprovantes de pagamento do cartão de crédito ou da mensalidade escolar, que devem ser guardados por cinco anos (entre outros), pode-se pedir à empresa um extrato ou declaração anual comprovando o pagamento, com base no artigo 6o inciso III, do Código de Defesa do Consumidor,

8 - Aluguel e condomínio

Cinco anos também é o prazo exigido por lei para a manutenção dos recibos de condomínio, sendo que, nesse caso, pode-se substituir os 12 boletos por uma declaração anual da administradora de que o condômino está em dia com suas obrigações. Já os pagamentos de aluguel devem ser mantiudos por três anos.
Fonte: O Globo - Online